Gestión documental en empresas: cómo optimizar el proceso
Un problema al que se enfrentan muchas compañías son los enormes volúmenes de documentación, tanto física como digital, que se ven obligadas a manejar en el día a día de su actividad: nos enfrentamos al gran reto de la gestión documental en empresas.
De una buena ordenación y compartimentación de toda esta documentación, que a menudo aumenta a diario, y de unas adecuadas vías de acceso a la misma depende que las empresas consigan:
- mejorar su eficiencia
- facilitar y agilizar el acceso a la información
Existen diversas herramientas y estrategias que podemos implementar para optimizar todo el proceso de la gestión documental en empresas.
Herramientas para la gestión documental en empresas
En Abroading consideramos imprescindibles estas 6 herramientas para el correcto manejo del proceso de gestión documental:
- Análisis de necesidades: consiste en realizar un diagnóstico inicial para entender qué tipo de documentos son los que acumula y los que genera la empresa y cuáles son realmente necesarios.
- Clasificación y categorización: se diseña un sistema de clasificación que, en función de las características y necesidades de cada empresa, permita organizar su documentación de manera lógica. Este sistema facilitará la búsqueda y la recuperación de la información.
- Digitalización de documentos: los documentos físicos se convierten a formato digital, mediante el uso de escáneres y de software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Los documentos digitales son más fáciles de clasificar, perduran en el tiempo y hacen más sencillo el acceso a la información. Además, reducen el espacio físico requerido para el almacenaje.
- Software de gestión documental en empresas: nos referimos a herramientas digitales que permitan almacenar, gestionar y recuperar documentos de manera eficiente. Algunas de las funcionalidades más útiles que nos ofrecen este tipo de plataformas son la búsqueda avanzada de documentos, el control de versiones y los permisos de acceso.
- Políticas de conservación y descarte: se deben definir unos criterios claros sobre la retención y la eliminación de documentos, que garanticen el cumplimiento de las normativas vigentes y, si es posible, reduzcan el volumen de archivos innecesarios que se guardan.
- Capacitación del personal: el equipo que maneja el fondo documental (en algunas compañías puede que sea necesario para la totalidad de la plantilla) debe estar formado en el uso de herramientas de gestión documental para empresas y en buenas prácticas para el manejo de archivos. De esta manera, todos los procesos se dirigirán en la misma dirección.
Pros y contras del cambio en la gestión documental
La implementación de estas herramientas de gestión documental en empresas, como todo nuevo proceso que se quiera poner en marcha, conlleva una dedicación exhaustiva por parte del equipo, mucha pedagogía y un período de tiempo de ensayo y error. Pero los resultados de su aplicación siempre resultan sorprendentes y altamente positivos.
En Abroading lo hemos visto en numerosas ocasiones, por ello te recomendamos poner el proceso en marcha cuanto antes. Y dentro de unos meses nos cuentas.