Abroading revoluciona la gestión documental societaria con soluciones LegalTech
¿Te has parado a pensar en lo que implica la gestión documental societaria en una empresa líder a nivel global? Por ejemplo, en una gran compañía del sector alimentario. ¿Sabes la inmensa cantidad de documentación que debe manejar? Contratos, actas, registros, certificaciones… ¡el volumen de papeleo es abrumador!
Tradicionalmente, la gestión de esta documentación se realizaba de forma manual. En la actualidad, este sistema no es el más adecuado, ya que consume tiempo y recursos y además expone a las empresas a riesgos operativos y a incurrir en incumplimientos de normativas.
En Abroading sabemos cómo hacer frente al desafío que implica el cambio de paradigma. Estamos especializados en soluciones LegalTech personalizadas que transforman la gestión documental societaria de nuestros clientes. Te presentamos un caso de éxito que ilustra cómo ayudamos a un líder global en el sector alimentario a revolucionar sus procesos. ¿En qué nos focalizamos para conseguirlo? En impulsar la eficiencia y en eliminar riesgos.
El reto: gestión manual y riesgos en el sector alimentario
Nuestro cliente es una empresa líder mundial en el sector alimentario que se enfrentaba al gran reto de transformar la gestión documental societaria de las empresas de su grupo. El proceso manual que aplicaban, caracterizado por la lentitud y la ineficiencia, generaba una serie de problemas críticos:
- Ineficiencia operativa: la gestión manual consumía una gran cantidad de tiempo y de recursos y desviaba la atención de tareas más estratégicas.
- Riesgo de errores: la intervención humana en la generación y gestión de documentos aumentaba la probabilidad de cometer errores, con las posibles consecuencias legales y financieras que esto podía acarrear.
- Dificultad para el cumplimiento: resultaba difícil llevar un seguimiento de las tareas y adaptarse con rapidez a los cambios en las políticas corporativas y las normativas vigentes. Esto exponía a la empresa a riesgos de incumplimiento.
- Falta de seguridad: el almacenamiento físico de los documentos aumentaba el riesgo de pérdida, daño o accesos no autorizados.
Estos problemas no solo afectaban la eficiencia operativa de la empresa, sino que también representaban un riesgo significativo para su reputación y su sostenibilidad a largo plazo.
La solución de Abroading: LegalTech personalizada para la transformación digital
En Abroading, abordamos el reto mediante la implementación de una solución LegalTech personalizada, que diseñamos con la finalidad de integrarla completamente en los procesos existentes del cliente.
Nuestra solución se basó en los siguientes pilares:
1. Selección e implementación de la plataforma LegalTech más adecuada: identificamos la plataforma que mejor se adaptaba a las necesidades específicas de nuestro cliente y la personalizamos para optimizar su funcionamiento.
2. Automatización de la producción de documentos: implementamos procesos automatizados para la generación documental societaria. A raíz de esta acción pudimos comprobar que se producían una serie de mejoras:
- Producción ágil y eficiente: reducción significativa de los tiempos de producción de documentos.
- Minimización de errores: eliminación de errores humanos en la generación de documentos.
- Mejora de la calidad: optimización de los contenidos desde una perspectiva legal.
- Facilitación de los flujos de trabajo: agilización de los procesos de revisión y aprobación internos.
3. Integración segura de la firma electrónica: incorporamos la firma electrónica para garantizar la validez legal y la integridad de todos los documentos, y eliminamos la necesidad de documentos en papel.
4. Almacenamiento seguro y organizado: implementamos un sistema de almacenamiento digital seguro y organizado, que permite:
- Evitar la pérdida de documentación: protección contra la pérdida, el daño o el robo de documentos.
- Acceder de manera rápida y fácil a los documentos: facilidad para encontrar y acceder a la documentación cuando sea necesario.
- Controlar el acceso: gestión de los permisos de acceso para garantizar la confidencialidad de la información.
5. Gestión del cambio y capacitación: acompañamos al equipo interno del cliente en la transición hacia la nueva plataforma, brindándoles la capacitación y el soporte necesarios para que pudieran gestionar la solución de forma autónoma y eficaz.
El impacto en la gestión documental societaria: eficiencia, cumplimiento y tranquilidad
La implementación de nuestra solución LegalTech generó un impacto significativo en la gestión documental societaria del cliente. Los resultados fueron tangibles y cuantificables:
- Mayor eficiencia operativa: logramos una reducción de hasta un 85 % en los tiempos de gestión de la documentación societaria.
- Eliminación de riesgos de cumplimiento: alcanzamos un 100 % de cumplimiento con las políticas corporativas y la normativa vigente. Así se eliminó el riesgo de sanciones y problemas legales.
- Mejora de la seguridad: garantizamos la seguridad y la integridad de la documentación, reduciendo el riesgo de pérdida o acceso no autorizado.
- Mayor transparencia y control: mejoramos la visibilidad y el control sobre la documentación societaria. Gracias a ello se facilitó la toma de decisiones y la gestión del negocio.
Este caso de éxito de Abroading demuestra la capacidad de la LegalTech para transformar la gestión documental societaria, no solo en el sector alimentario sino también en otros sectores. Al automatizar procesos, mejorar la seguridad y garantizar el cumplimiento, las soluciones LegalTech permiten a las empresas centrarse en su core business y alcanzar sus objetivos estratégicos.
