5 retos de los equipos legales en época de coronavirus

A estas alturas resulta evidente que la emergencia sanitaria provocada por el COVID-19 marcará un antes y un después en el escenario mundial, no sólo por su alto impacto económico, sino también por el cambio de percepción respecto a la forma en que organizamos nuestro trabajo. El confinamiento ha obligado a los equipos humanos a reorganizarse a contrarreloj para poder continuar con el ritmo habitual desde sus respectivos domicilios, y el sector legal no ha sido una excepción.

Muchos departamentos jurídicos ya estaban organizados, o en vías de organización hacia sistemas de gestión más eficientes y menos dependientes del factor físico-presencial. Sin embargo, otros, la gran mayoría, se han visto sobresaltados por esta situación y han debido tomar decisiones precipitadas para resolver problemáticas organizativas y de gestión, y así, poder adaptarse a la coyuntura actual.

En este contexto, los departamentos jurídicos se enfrentan a numerosos retos que, más allá de la implantación forzosa del teletrabajo, implican la definición (e incluso el rediseño) de los procesos internos. Desde nuestro punto de vista, destacamos los siguientes:

1. 1. ¿Cómo tramitar las firmas y demás procedimientos que continúan gestionándose en papel?

En muchos casos, la firma de documentos corporativos continúa gestionándose en papel, más por razones de mera costumbre que de eficiencia. Existen muchas plataformas de gestión de firmas que permiten salvar este trámite forma cómoda y ágil, y facilitan el seguimiento y el archivo de las versiones firmadas, con lo cual se trata de un asunto fácilmente salvable. ¿Pero qué ocurre con los asuntos, cada vez menos, que deben gestionarse necesariamente en papel? En este caso la problemática se agudiza cuando se trata de grandes volúmenes, a no ser que se cuente con equipo y material de impresión profesional en casa, lo cual resulta poco probable.

2. 2. ¿Cómo se conjugan las medidas de seguridad y confidencialidad con el acceso y actualización de archivos desde fuera de la oficina?

En la mayoría de los casos, la documentación corporativa está protegida por un perímetro de alta seguridad, con la finalidad de salvaguardar datos personales y la confidencialidad de sus operaciones. Corresponde, por tanto, a los departamentos de IT facilitar al equipo legal un acceso seguro, en la medida de lo posible, a las bases de datos desde fuera de las instalaciones de la empresa, para que puedan continuar con su trabajo de forma ágil, de la mano de servidores en la nube.  ¿Pero qué pasa si necesitamos acceder al cada vez menos frecuente, pero todavía existente, archivo físico? En este caso, se trata de un obstáculo prácticamente insalvable.

3. 3. ¿Cómo gestionar la comunicación del equipo legal, tanto a nivel interno como con otras áreas de negocio?

Existen numerosas plataformas de video-llamada y chat interno, por lo que a priori puede resultar un reto fácilmente salvable. Sin embargo, no todas las ofertas en este sentido cumplen los requisitos de seguridad y confidencialidad que se requieren en el entorno legal, por lo que debemos ser muy cuidadosos con su elección y uso. En la medida de lo posible, lo ideal es usar plataformas de acceso restringido y de uso exclusivamente corporativo.

4. 4. ¿Cómo asignar asuntos, hacer seguimiento y medir la productividad del equipo?

En este punto la casuística es infinita y depende en gran medida del nivel de digitalización de cada departamento legal. Podemos encontrarnos con equipos que se gestionan a través de sistemas más rudimentarios, como, por ejemplo, la recurrida Hoja Excel, o sistemas más sofisticados, como programas de Legal Project Management, que permiten gestionar asuntos de forma interactiva y visual. Además, cada vez es más frecuente que en los equipos legales se implementen modelos de trabajo Lean y Agile, precisamente para facilitar la planificación y la organización interna, y así aumentar la productividad y la consecución de objetivos.

5. 5. ¿Cómo gestionamos el factor humano?

Sin duda el reto más importante de todos es el que deben afrontar los directores jurídicos como gestores de equipo. La incertidumbre actual aumenta el nivel de estrés de los equipos humanos, también de los legales, y si lo sumamos a la realidad cambiante, al alto nivel de exigencia y a la inmediatez de presentar soluciones jurídicas eficientes a negocio, el resultado es un auténtico cóctel molotov emocional. Por ello, de la mano de una cultura empresarial que cada vez pone más el centro en el factor humano, debe optarse por soluciones flexibles que disminuyan elementos de frustración, como las tareas más repetitivas, y que permitan al equipo legal ganar motivación y, ¿por qué no?, felicidad.

Parece evidente, por tanto, que la transformación hacia modelos productivos más flexibles y el uso de tecnología aplicada al Derecho ya no es una opción para los equipos legales, sino una cuestión de supervivencia en un entorno que cambia a una velocidad imparable.