Hacia la estandarización de contratos

Nuestro sector jurídico se encuentra inmerso en un proceso de transformación hacia la estandarización de determinados procesos para ayudar al abogado a aumentar su productividad y agilizar muchas de las tareas frecuentes que se realizan en departamentos jurídicos y despachos de abogados.

En el informe “El abogado digital” de The Valley se indican varias tendencias tecnológicas en nuestro sector, entre ellas, la digitalización de la práctica legal, o el uso de inteligencia artificial en nuevas plataformas que nos permiten redactar y preparar contratos de forma automatizada. Algunas de estas aplicaciones crean modelos y templates o actualizan existentes, creando espacios listos para completar de forma automática en cada caso y ahorrando tiempo en la gestión habitual.

Además de estas opciones, existen algunos tips o recomendaciones que podemos emplear con o sin tecnología en los modelos de contrato y que agilizan los tiempos de gestión:

• 1. Uso de definiciones estándar: Parece una obviedad, pero cuantos menos espacios existan para incluir nombres de partes o de terceros en un template, menor labor manual o automatizada se debe emplear, y también se reduce drásticamente el margen de error en la generación de contratos terminados. Las definiciones de partes o de todo aquello que deba repetirse en un mismo documento se usan mayormente en cualquier tipo de contrato, y si bien se pierde cierta individualidad, el ahorro de tiempo y disminución de errores es considerable.
• 2. Agrupación de obligaciones: Tanto en la programación de plataformas como de forma manual, prever la mayor parte de supuestos en un solo documento ayuda también a agilizar el proceso.
• 3. Desplazar todos los datos variables a Anexos automatizados: En muchas ocasiones un mismo contrato podrá servir de marco a múltiples proyectos y circunstancias, permitiendo diferenciar una parte inalterable para cada proyecto, y otra parte con datos variables. En otros casos para un mismo contrato existen siempre determinados datos variables que se esparcen a lo largo del Contrato en diversas cláusulas. Generar modelos de Anexo automatizados nos permite cerrar un documento una vez y gestionar únicamente otro, con varios datos que pueden ser plasmados de forma autónoma.
• 4. Predefinición de plazos: Es común que en muchos templates queramos definir caso por caso determinados plazos (para pagos, comunicaciones, resoluciones, plazos de conservación de determinados datos, etc.), no obstante, si observamos con detenimiento vemos que casi siempre se indican los mismos en los templates del mismo tipo. Tanto si se utiliza una plataforma de generación automática como si se realiza de forma manual, es uno de los campos a los que siempre deberemos dedicarnos. Por ello, merece la pena unificar plazos para cada supuesto y plasmarlos sin que éste sea un elemento siempre variable.
• 5. Actualización de cláusulas especiales: En tiempos de constante evolución normativa, es habitual que muchas de las cláusulas especiales y sectoriales que se incorporan en modelos, acaben desactualizadas y obsoletas en poco tiempo. Una medida para optimizar esto sería la incorporación tanto a plataformas de gestión como a nubes de almacenamiento, distintos tipos de cláusulas especiales redactadas y preparadas, una para cada caso, listas para ser incorporadas a templates de forma manual o automática.