Reorganizarse para producir más
La forma en que tradicionalmente se han venido organizando los equipos legales tanto en departamentos in-house como en despachos de abogados los coloca al frente de múltiples tareas de diferente naturaleza. Ello, en la práctica, suele desembocar en situaciones de gestión poco eficientes. Se dedica el tiempo disponible a lo urgente, y se van relegando las tareas del día a día, tal vez menos urgentes pero igualmente importantes, a un segundo plano, pensando que mañana estaremos más libres para atender estos asuntos. Pero lo cierto, es que mañana volvemos a tener nuevas materias urgentes y nuevos asuntos del día a día, por lo que cada día que pasa el número de tareas pendientes aumenta. Los miembros del staff legal suelen convivir con esta situación con cierta resignación, hasta que estas tareas se convierten en urgentes y entonces, la resignación se convierte en frustración. Simplemente no hay tiempo suficiente para hacer todo lo que debemos hacer. Aumentan los asuntos. Aumenta la frustración. Disminuye la productividad. Se trata de un algoritmo diabólico que atormenta a muchos equipos.
La reorganización es la única forma de transformar esta situación en un modelo de productividad más eficiente. Reorganizarse o morir. No hay alternativa. Tan sencillo y tan complejo como esto.
Para ello, precisamos contar con una serie de información que nos permita definir los procesos legales más adecuados y configurar alternativas organizativas. A grandes rasgos, podríamos decir que los pasos a seguir serían los siguientes:
- 1. Identificación de las tareas más recurrentes.
- 2. Descripción de la forma actual de gestión.
- 3. Tiempo medio de dedicación.
- 4. Persona encargada.
Una vez tengamos esta información, podremos desarrollar un proceso legal ad hoc para cada tarea y podremos redistribuir los asuntos de forma eficiente. En ocasiones, principalmente en equipos que no están bien dimensionados o con grandes volúmenes de trabajo, resulta aconsejable ayudarse de soporte externo para poder asumir las tareas más recurrentes. De esta forma, el equipo legal puede centrarse en los asuntos que requieren mayor especialización y conocimiento estratégico de cada sector.
En el gráfico siguiente, se describe de forma visual la fuerza de trabajo de un equipo legal sin tareas definidas y sin organización, en contraposición a un equipo legal con tareas bien definidas y que opera con soporte externo.
La preasignación de asuntos y la especialización en las tareas más rutinarias, permite a los equipos legales llegar a todo. Se da cobertura a los asuntos urgentes y a los del día a día. De esta forma, se multiplica la fuerza de trabajo del equipo. Somos más eficientes y producimos más.
Pero incorporar esta forma de trabajo en los equipos legales no aumenta únicamente los resultados, sino que incrementa además la motivación de los abogados, que ven cómo su talento y conocimiento jurídico específico contribuye directamente en operaciones con alto impacto en el resultado del negocio. En definitiva, reorganizarnos nos convierte en abogados más productivos y más eficientes, pero también en abogados más felices.
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